«¿Cómo hago para que los mensajes que envío desde NotiYa salgan con mi propio número, con el nombre de mi empresa y mi logo?» Es la pregunta que más nos hacen, y esta guía la responde completa: qué necesitas, cómo sacar el número ante Meta, qué exige Meta para aprobar tu nombre, y qué nos pasas para que quede activo en tu cuenta de NotiYa.
La respuesta corta
- Consigue un número que no tenga WhatsApp. En Colombia basta una SIM prepago. Ver detalles.
- Pon tu empresa en Meta: crea tu portafolio comercial y verifica la empresa con los documentos de la Cámara de Comercio. Ver detalles.
- Registra el número en tu cuenta de WhatsApp Business con el nombre de tu empresa y tu logo como foto de perfil. Meta revisa el nombre. Ver detalles.
- Conéctalo a NotiYa: nos compartes el acceso y unos datos, y desde ese momento tus campañas, recordatorios y encuestas salen con tu número, tu nombre y tu logo. Ver qué nos pasas.
El número queda a nombre de tu empresa, no de NotiYa: Meta te cobra los mensajes directamente a tu tarjeta, sin recargo nuestro, y puedes usarlo también en otras plataformas.
Lo que necesitas antes de empezar
- Una empresa formal con sus documentos al día: en Colombia, el certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio (se pide en línea en RUES o en la cámara de tu ciudad) y el RUT, que descargas de la DIAN.
- Un portafolio comercial de Meta (antes «Business Manager»). Se crea en business.facebook.com con la razón social escrita exactamente como aparece en esos documentos.
- Un sitio web propio, en línea y con HTTPS, donde aparezca el nombre de tu empresa o de tu marca. Es la prueba que Meta revisa para aprobar el nombre visible.
- Un correo en tu dominio (por ejemplo, contacto@tuempresa.com) para la verificación del negocio.
- Un número de teléfono que no esté registrado en WhatsApp y que pueda recibir un SMS o una llamada.
- Una tarjeta de crédito o débito para el método de pago de WhatsApp: Meta cobra las plantillas que inicia tu empresa.
- Tu logo en formato cuadrado, para la foto de perfil.
El número: en Colombia sirve una SIM prepago
No necesitas una línea corporativa ni un plan pospago. En Colombia funciona perfectamente una SIM prepago de cualquier operador (Claro, Movistar, Tigo, WOM). Meta solo la usa para enviarte un código de verificación por SMS o por llamada; después, los mensajes viajan por internet desde los servidores de Meta y la SIM no gasta saldo ni tiene que estar encendida.
Lo que sí exige Meta del número (requisitos oficiales):
- Que sea tuyo, con código de país y de área. Los números cortos (de 4 o 5 dígitos) no sirven.
- Que pueda recibir SMS o llamadas, aunque sean internacionales.
- Que no esté en uso en WhatsApp, ni en la app normal ni en WhatsApp Business. Si ya lo está, primero hay que eliminar esa cuenta desde la app (cómo eliminar una cuenta de WhatsApp). Si el número fue bloqueado por WhatsApp, hay que apelar antes de registrarlo.
- También sirve una línea fija con verificación por llamada, pero la SIM prepago es lo más rápido.
Verificar tu empresa en Meta
La verificación del negocio no es obligatoria para registrar el número, pero sin ella te quedas en el nivel más bajo de envíos (250 personas al día) y con máximo dos números. Hazla primero: es lo que más tarda y lo que más ayuda a que aprueben el nombre. Guía oficial de Meta.
- Datos idénticos a los documentos. En la información del negocio de tu portafolio, escribe la razón social, la dirección y el teléfono tal cual figuran en el certificado de la Cámara de Comercio. Una tilde o un «S.A.S» sin punto de diferencia basta para un rechazo.
- Verifica tu dominio en Seguridad de la marca, Dominios: agrega tu sitio y confírmalo con un registro TXT en el DNS, una etiqueta meta o un archivo HTML que subes a la raíz del sitio (cuándo lo pide Meta).
- Inicia la verificación en el Centro de seguridad del portafolio. Sube el certificado de existencia y representación legal (reciente) y, si te lo piden, el RUT o un recibo de servicio público con la dirección de la empresa.
- Confirma por correo o teléfono. Elige el correo de tu dominio: un Gmail o un Hotmail no prueban que la empresa es tuya.
- Espera la respuesta. A veces llega en pocos días, pero puede tardar varias semanas, sobre todo si Meta pide más documentos. Si la rechazan, el correo de Meta dice qué dato no coincidió; corrígelo y vuelve a enviarla.
Registrar el número paso a paso
- Crea tu cuenta de WhatsApp Business dentro de tu portafolio. La forma más directa es crear una app de tipo «Negocio» en developers.facebook.com/apps y agregarle el producto WhatsApp (guía oficial). Elige tu portafolio, la zona horaria y la categoría de tu negocio.
- Agrega el número en el Administrador de WhatsApp, Números de teléfono, con el indicativo +57, y elige recibir el código por SMS o por llamada. Ten la SIM puesta en un teléfono a la mano.
- Escribe el nombre visible. Es el nombre que verán tus clientes. Revisa los requisitos antes de escribirlo: cambiarlo después obliga a una nueva revisión.
- Escribe el código de seis dígitos. Si el SMS no llega en unos minutos, pide la llamada en lugar de solicitar otro SMS.
- Define el PIN de verificación en dos pasos. Es obligatorio. Guárdalo en un gestor de contraseñas de la empresa: sin él no se puede eliminar ni mover el número.
- Agrega el método de pago en la configuración de pagos de tu portafolio y asígnalo a tu cuenta de WhatsApp. Sin él, el número recibe mensajes pero no puede enviar plantillas.
- Completa el perfil con tu logo, descripción, dirección, sitio web y correo (ver cómo).
Las plantillas (los mensajes con los que le escribes primero a un cliente) las creas después desde NotiYa o desde el Administrador de plantillas, y Meta las aprueba una por una.
Requisitos para que aprueben el nombre de tu empresa
El nombre visible pasa por una revisión de Meta que puede tardar desde unas horas hasta varios días, y más si hay un rechazo. Estas son las condiciones que debe cumplir (normas oficiales de nombres visibles):
- Relación clara con tu negocio. El nombre debe ser el de tu empresa o el de tu marca, y tiene que aparecer en tu sitio web o en tu marca externa (redes sociales, empaques, avisos). Meta lo busca ahí.
- Si la marca y la razón social son distintas, dilo en tu web. Si tu portafolio está a nombre de «Comercializadora XYZ S.A.S.» y quieres que el número se llame «Pastelería Luna», pon en el pie de tu sitio una frase como «Pastelería Luna es una marca de Comercializadora XYZ S.A.S., NIT …». Es la forma más directa de demostrar la relación.
- Mayúsculas correctas. «Pastelería Luna», no «PASTELERÍA LUNA». Las siglas en mayúscula se aceptan si así se escribe tu marca.
- Escrito igual que tu marca. Mismo espaciado, mismas tildes, misma puntuación que usas en tu web y tu logo.
- Sin emojis, símbolos ni puntuación decorativa: nada de ™, ®, ★, «!!!» o guiones de adorno.
- No puede ser solo una palabra genérica o una ubicación: «Pizzería», «Ferretería Bogotá» o «Soporte» se rechazan. Sí se acepta tu marca con un descriptor: «Pastelería Luna Pedidos».
- No puede ser el nombre de una persona, salvo que sea una figura pública conocida que usa su nombre como marca.
- No puede incluir «WhatsApp» ni nombres de otras marcas, ni sugerir que eres otra empresa o una entidad oficial.
- Mínimo tres caracteres, y una dirección web solo si esa es tu marca.
- Cumple las políticas comerciales de WhatsApp. Hay negocios que no se aceptan en la plataforma (por ejemplo, venta de armas, drogas o apuestas sin licencia), sin importar el nombre.
Tu logo en el perfil
El logo es la foto de perfil del número y no pasa por revisión. Se cambia en el Administrador de WhatsApp, Números de teléfono: entra a la configuración del número, pestaña Perfil, y sube la imagen. Ahí mismo pones la descripción, la dirección, el correo y el sitio web.
- Usa una imagen cuadrada, en JPG o PNG, de al menos 640 × 640 píxeles.
- WhatsApp la muestra en un círculo: deja margen alrededor del logo para que no se corten las esquinas.
- Prefiere el símbolo o el logo sobre fondo de color sólido; los textos pequeños no se leen en el tamaño de la lista de chats.
Lo que nos pasas para activarlo en NotiYa
Con el nombre aprobado y el método de pago puesto, el número está listo. Para que tus envíos de NotiYa salgan por él, escríbenos y te mandamos el identificador de negocio de PLATCOM S.A.S., la empresa detrás de NotiYa. Luego nos pasas esto:
- El número, con indicativo (por ejemplo, +57 300 000 0000), y el nombre visible aprobado.
- El identificador de tu cuenta de WhatsApp Business (WABA ID). Lo ves en la configuración de tu portafolio, en Cuentas de WhatsApp.
- El identificador del número (Phone number ID). Aparece en la configuración de la API de tu app, junto al número.
- Acceso a tu cuenta de WhatsApp Business: en la configuración de tu portafolio, en Cuentas de WhatsApp, eliges tu cuenta, vas a «Socios» y agregas a PLATCOM S.A.S. con el identificador de negocio que te enviamos, con permiso de control total.
- Tu cuenta de NotiYa: el correo con el que te registraste, para asignarle el número.
Con eso conectamos el número a tu cuenta, sincronizamos tus plantillas y hacemos un envío de prueba contigo. Desde ese momento tus campañas, recordatorios y encuestas salen con tu número, tu nombre y tu logo.
El número es tuyo: sirve en otras plataformas
Como el número vive en tu portafolio de Meta, no queda amarrado a NotiYa. Puedes darle acceso a la misma cuenta de WhatsApp Business a otras plataformas al mismo tiempo (un CRM, un chatbot, tu propio sistema) y, si algún día dejas NotiYa, te lo llevas con su nombre, su calificación de calidad y sus plantillas aprobadas: basta con quitarnos como socio.
Lo que sí debes tener en cuenta: todas las plataformas que envíen por ese número comparten el mismo límite de envíos y la misma calificación de calidad. Si una de ellas envía mensajes que la gente bloquea, el número se afecta para todas.
Cuántos mensajes puedes enviar
Meta no limita cuántos mensajes respondes: si el cliente te escribió, tienes 24 horas para contestarle sin tope. Lo que tiene límite es cuántas personas distintas puedes contactar primero, con plantillas, en 24 horas móviles. Ese límite sube por niveles (documentación oficial):
| Nivel | Personas distintas cada 24 horas | Cómo se llega |
|---|---|---|
| Inicial | 250 | Con el que arranca todo portafolio nuevo. |
| 2 | 2.000 | Verificando la empresa, o entregando 2.000 plantillas de buena calidad a personas distintas en 30 días. |
| 3 | 10.000 | Automático: si la calidad de tus mensajes es alta y usaste al menos la mitad de tu límite en los últimos 7 días, sube un nivel en unas 6 horas. |
| 4 | 100.000 | |
| 5 | Ilimitado |
Dos cosas que conviene saber. El límite es del portafolio, no de cada número: todos tus números comparten el mismo cupo, así que agregar números no sirve para enviar más. Y la calidad cuenta: si muchas personas bloquean tu número o reportan tus mensajes como spam, Meta baja la calificación y el límite deja de subir o incluso baja.
Varios números y un buzón web para las respuestas
Una misma empresa puede tener varios números de WhatsApp: uno para ventas, otro para soporte, uno por sede o por marca. Un portafolio nuevo admite hasta dos números registrados, y el tope sube a veinte cuando verificas la empresa o llegas al nivel de 2.000 envíos. Cada número necesita su propia SIM y su propio nombre visible aprobado.
La pregunta que sigue siempre es: ¿y dónde leo lo que responde la gente? Un número de la API no tiene app en el celular. Si tienes contratado un plan con buzón en NotiYa, las respuestas de tus clientes llegan a un buzón web que abres desde el navegador, sin instalar nada: todo tu equipo ve las mismas conversaciones y las contesta desde ahí, con agentes ilimitados. Si tienes varios números, cada uno tiene su buzón y los administras todos desde la misma cuenta de NotiYa.
Trucos y errores que hacen perder tiempo
- No instales WhatsApp con la SIM nueva «para probar». El número queda ocupado y hay que eliminar la cuenta antes de registrarlo en la API.
- No pidas códigos seguidos. Si pides varios SMS en pocos minutos, Meta bloquea los intentos por un rato. Espera o pide la llamada.
- Verifica la empresa antes de lanzar campañas. Con 250 personas al día, una base de 5.000 contactos tarda tres semanas.
- Calienta el número. Los primeros días envía a clientes que te conocen y con plantillas de utilidad (recordatorios, confirmaciones). La buena calidad hace subir el límite solo.
- Envía solo a quien aceptó recibir tus mensajes. Además de ser lo que pide Meta, en Colombia la Ley 1581 de 2012 exige autorización para tratar datos personales. Ofrece siempre una forma de darse de baja.
- No cambies el nombre visible a cada rato. Cada cambio vuelve a revisión y mientras tanto tus clientes pueden ver el nombre anterior.
- Guarda el PIN de dos pasos y la SIM como guardas las llaves de la oficina. Son lo que te permite recuperar el número si cambias de plataforma o de cuenta.
- Pon tu razón social y NIT en el pie de tu sitio web. Ayuda en la verificación del negocio y en la aprobación del nombre, y no cuesta nada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar ante Meta mi número de WhatsApp actual?
Sí, pero ese número deja de funcionar en la app de WhatsApp. Para registrarlo hay que eliminar primero su cuenta de WhatsApp, y con ella se pierden el historial de chats, los grupos y las copias de seguridad: el historial no se puede pasar a la API. Si decides hacerlo: exporta antes los chats que necesites conservar (en cada chat, Más, Exportar chat), guarda tus contactos, elimina la cuenta desde la app (Ajustes, Cuenta, Eliminar cuenta), espera unos minutos y registra el número como se explica arriba. Meta también tiene una modalidad llamada «coexistencia» que deja el mismo número en la app y en la API, pero solo se activa con el registro integrado de un proveedor y tiene limitaciones (sin llamadas, sin listas de difusión); hoy NotiYa no la ofrece. Nuestra recomendación: saca un número nuevo para los envíos y conserva tu WhatsApp de siempre.
¿Puedo recibir llamadas en este número?
Las llamadas telefónicas normales a la línea, sí: llegan a la SIM como a cualquier celular, si está en un teléfono encendido. Las llamadas de WhatsApp, no: el número de la API no tiene app donde contestarlas, y el botón de llamar no aparece en el chat mientras la empresa no active la función de llamadas de Meta, que requiere una integración aparte y NotiYa no incluye hoy. Si tus clientes necesitan llamarte, pon tu número de atención telefónica en la descripción del perfil.
¿Puedo responder los mensajes desde la app de WhatsApp o desde WhatsApp Web?
No. Un número registrado en la API no se puede abrir en la app ni en WhatsApp Web. Las respuestas se leen y se contestan desde la plataforma: en NotiYa, desde el buzón web, que funciona en el navegador del computador y del celular, y que en Android se instala como una app con un toque. Todo tu equipo atiende el mismo número al tiempo, cada uno con su usuario.
¿Puede ser un número prepago o pospago?
Cualquiera de los dos, y también una línea fija con verificación por llamada. Lo único que pide Meta es que el número sea tuyo, tenga código de país y pueda recibir un SMS o una llamada. En Colombia, una SIM prepago es lo más rápido y lo más barato.
Si es prepago, ¿debe tener saldo?
No para enviar ni para recibir por WhatsApp: los mensajes viajan por internet desde los servidores de Meta y no tocan el saldo de la SIM. Recibir el SMS o la llamada con el código tampoco cuesta. Lo que sí importa es que la línea siga activa: recárgala de vez en cuando, porque los operadores dan de baja las líneas prepago que pasan meses sin uso y podrías necesitarla para volver a verificar el número.
¿La SIM tiene que estar en un celular encendido?
Solo mientras registras el número, para recibir el código. Después puede quedar guardada. Vuelves a necesitarla si algún día hay que verificar el número otra vez, por ejemplo al conectarlo a otra plataforma.
¿Necesito una cuenta personal de Facebook?
Sí. El portafolio comercial de Meta lo administra una persona con su cuenta de Facebook o de Meta. No se publica nada en ella ni tus clientes la ven. Conviene que haya al menos dos administradores de la empresa, para no perder el acceso si una persona se va o pierde su cuenta. Meta puede rechazar portafolios creados desde cuentas recién abiertas.
¿Cuánto cuesta enviar por WhatsApp?
Meta cobra los mensajes que inicia tu empresa, según el país de quien los recibe. En Colombia, aproximadamente $2,80 por mensaje de utilidad o autenticación y $44 por mensaje de marketing. Recibir mensajes y responder dentro de las 24 horas siguientes no cuesta. Con NotiYa ese consumo lo pagas directamente a Meta con tu tarjeta, sin recargo nuestro. Ver precios y ejemplos.
¿Cuánto tarda todo el proceso?
Registrar el número toma menos de una hora; lo que demora es lo que revisa Meta. La verificación de la empresa puede resolverse en pocos días, pero es común que tarde dos, tres semanas o más, sobre todo si Meta pide documentos adicionales o rechaza un intento y hay que corregir y volver a enviar. La revisión del nombre visible va de unas horas a varios días, y un rechazo suma otra espera. Planéalo con tiempo: cuenta con varias semanas entre el inicio y el primer envío con tu nombre, y empieza por la verificación, que es lo que más tarda.
¿Puedo escribirle a alguien que nunca me ha escrito?
Sí, con una plantilla aprobada por Meta y siempre que esa persona haya autorizado que le escribas. El texto libre solo se permite dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente; pasado ese plazo, hay que retomar con una plantilla.
¿Por qué Meta me rechaza una plantilla?
Las causas más comunes: elegir la categoría «utilidad» para un mensaje que en realidad es promocional, empezar o terminar el texto con una variable, no dar un ejemplo de lo que va en cada variable, usar enlaces acortados, o un texto ambiguo que no deja claro quién escribe y por qué. Corrige y vuelve a enviarla: no hay penalización por intentar de nuevo.
¿Mis clientes verán el número?
Sí. Verán el nombre de tu empresa y tu logo, pero el número también aparece en el perfil y en la lista de chats de quien no te tiene guardado. WhatsApp no permite ocultarlo.
¿Puedo tener la insignia de verificado?
La insignia es Meta Verified para empresas, una suscripción de pago aparte que Meta otorga con sus propios requisitos. No hace falta para enviar ni para que tus clientes vean el nombre de tu empresa.
¿Puedo cambiar de proveedor sin perder el número?
Sí. El número vive en tu portafolio de Meta y se puede conectar a otra plataforma o migrar a otra cuenta de WhatsApp Business conservando el número y el nombre. Ten a mano el PIN de verificación en dos pasos y la SIM. Las restricciones que tenga el número por mala calidad lo acompañan: cambiar de proveedor no las borra.
¿Qué pasa si Meta me restringe o bloquea el número?
Si muchas personas bloquean o reportan tus mensajes, Meta baja la calificación de calidad y el límite de envíos; si sigue pasando, puede restringir el envío durante unos días o bloquear la cuenta. En el Administrador de WhatsApp aparece el motivo y la opción de solicitar una revisión. La prevención es la de siempre: enviar solo a quien autorizó, con mensajes útiles y una forma de darse de baja.
¿Puedo usar un número de otro país?
Sí. Sirve un número de cualquier país, siempre que tenga código de país y reciba el código de verificación. Lo que Meta cobra depende del país de quien recibe el mensaje, no del país del número.
¿Puedo enviar a grupos de WhatsApp?
Los envíos masivos de la API se hacen uno a uno: cada contacto recibe el mensaje en su chat privado con tu empresa, y sus respuestas solo las ve tu equipo. Así es como se manejan las campañas, los recordatorios y las encuestas en NotiYa.
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